Vom Einkauf bis zur Bezahlung: Xeelo ermöglicht komplett digitales Purchase-to-Pay

Mit der Xeelo Plattform von Intelligent Studios, einem Anbieter für Digitalisierungs- und ERP-Lösungen, lassen sich alle Purchase-to-Pay-Prozesse komplett digital abbilden.

Die Workflow- und Dokumentenmanagement-Plattform deckt alle Prozesse im E-Procurement (Elektronischer Einkauf) sowie beim Empfangen, Bezahlen und Abrechnen von Waren und Dienstleistungen ab. Insbesondere mittelständische Unternehmen, die oft noch mit einzelnen Excel-Dokumenten arbeiten, profitieren über alle Branchen hinweg von der Xeelo-Plattform. Denn sie fügt sich dank ihrer No-Code-Architektur nahtlos in bestehende Alt-Systeme ein und besitzt eine Roboter-gestützte Dokumenten-Erfassung (Robotic Process Automation).

„Viele mittelständische Unternehmen arbeiten noch mit Papier-Dokumenten, die mühsam eingescannt, verwaltet und geprüft werden müssen. Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem Unternehmen alle eingehenden E-Mails und Rechnungen scannen und an Xeelo senden können. Das gescannte Dokument kann nun intern digital verwaltet und archiviert werden. Xeelo kann zudem als Mail-Register mit einer zentralen Adresse verwendet werden, damit nicht alle eingegangen E-Mail-Rechnungen händisch sortiert und gesichtet werden müssen“, erklärt Martin Jaros, Gründer und CEO der Intelligent Studios in Prag.

Umfangreiches Accounts Payable- und Accounts Receivable-Modul

Das Kreditoren- und Debitoren-Modul von Xeelo bildet folgende Prozesse digital ab:
– Verträge
– Bestellanforderungen (Purchase Requisitions)
– Bestellungen (Purchase Orders)
– Lieferscheine (Delivery Notes)
– Rechnungen und Faktura (Invoices)
– Pro-Forma-Bezahlungen

Xeelo bietet somit einen von allen autorisierten Mitarbeitern einsehbaren und damit transparenten Purchase-to-Pay-Vorgang, der an einem digitalen Ort als ‚Golden Record‘ gebündelt ist.

„Ziel unserer Lösung ist eine hundertprozentige Mitarbeitertoleranz. Denn oft sind Purchase-to-Pay-Lösungen schwerfällig, langsam oder noch schlimmer, es müssen mehrere Programme gleichzeitig verwendet werden. Hinzu kommt die Gefahr, dass man sich vertippt und so ärgerliche Zahlendreher bei Verbuchungen entstehen“, so Martin Jaros.

Bestellanforderungen

Im Falle von Bestellanforderungen erhalten Unternehmen durch die Implementierung eines standardisierten Prozesses für Bestellanforderungen die Möglichkeit, Kosten unternehmensweit zu kontrollieren und Anfragen für ähnliche Waren zu sammeln, um bessere Lieferantenpreise auszuhandeln.

Jede Bestellanforderung enthält grundlegende Begründungen und die Liste der angeforderten Elemente, die entweder aus einem Katalog ausgewählt oder in Freitextform beschrieben werden können. Diese werden dann zur Überprüfung und Genehmigung an den zuständigen Manager gesendet.

Bestellungen

Das Bestell-Modul unterstützt Unternehmen dabei, den Einkaufsprozess zu formalisieren und zu rationalisieren sowie Anforderungen klar an Lieferanten zu kommunizieren, den Rechnungsabgleich zu vereinfachen und bei der Cashflow-Planung zu helfen. Dank der integrierten Logik kann zudem eine automatisierte Meldung an den CFO oder Kostenstellen-Inhaber gesendet werden, sobald eine Bestellung einen bestimmten Grenzwert übersteigt.

Lieferscheine

Xeelo vereinfacht die Erfassung dieser Nachweise und ordnet die Delivery Notes relevanten Bestellungen und Rechnungen für künftige Prüfungen oder Streitfälle zu. Wie bei einer Datenbank können zudem Daten-Verknüpfungen (Relationen) gebildet werden, wodurch volle Kontrolle über alle dazugehörigen Aufzeichnungen und Dokumente zu jeder Zeit und an jedem Ort über die mobile Xeelo-App möglich ist.

Rechnungen

Xeelo ruft eine dedizierte E-Mail ab und steuert einen bestimmten Netzwerkordner, in dem der Unternehmens-Scanner gescannte Rechnungen speichert, oder Rechnungen in einem elektronischen Format importiert. Sobald sich alle Rechnungen in Xeelo befinden, können sie validiert und mit der zugehörigen Kaufanfrage verglichen werden. Solange der Gesamtwert demjenigen Wert in der Bestellung entspricht, kann die Anfrage an das Accounting weitergeleitet werden.

Die beschriebenen Module sind nur eine Auswahl aus dem Bereich Procurement und Finance. Die vielfältigen Module der Xeelo-Plattform der Prager-Software-Entwickler Intelligent Studios decken noch viele weitere ERP- und Dokumenten-Management-Prozesse oder die Abwicklung von DSGVO-Anfragen nahtlos und zusätzlich auch mobil via Android und iOS ab.

Weitere Informationen unter: www.xeelo.com/?lang=de

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Intelligent Studios mit europäischem Headquarter in Prag ist als Strategie- und IT-Prozess-Beratungsunternehmen tätig und hat sich auf Software-Integration spezialisiert. Intelligent Studios verfügt über Projektteams mit fundierten Branchenkenntnissen, die je nach Kundenwunsch maßgeschneiderte Lösungen entwickeln, um eine erfolgreiche digitale Transformation eines jeden Unternehmens zu ermöglichen. Seit 2015 verfügt Intelligent Studios über ein eigenes Entwicklungszentrum, in dem die in Tschechien mehrfach prämierte Digitalisierungsplattform ‚Xeelo‘ entwickelt wurde. Die Intelligent Studios GmbH in Frankfurt am Main wurde in 2018 gegründet.

Xeelo ist ein schnelles Workflow-Tool und Dokumentenmanagement-Tool zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Es fügt sich nahtlos in die bereits bestehende IT-Architektur ein und bietet eine neue benutzerfreundliche Plattform für die Interaktion in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen. Das Ende 2017 veröffentlichte DSGVO-Modul der Xeelo-Plattform wurde mit Hilfe von Auditoren und Datenschutzbeauftragten für die schnelle und unkomplizierte Einführung und Erfüllung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Unternehmen geschaffen.

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